Departamento de Sistemas

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

Es la parte o área de una institución que se encarga de proveer de información así como de las herramientas necesarias para manipularla. Es el departamento que auxiliado con el equipo de cómputo, es capaz de convertir simples datos en información, es el encargado, de satisfacer las necesidades y preparación computacional a todos los miembros de una empresa, y es el responsable de ofrecer soluciones informáticas y el equipo necesario para su implementación.

Se le llama Departamento de Sistemas porque es precisamente a través de Sistemas de Información, que se ofrecen la mayoría de las soluciones, sin embargo es llamado también Departamento de Informática por ser precisamente el proveedor de información.

LAS FUNCIONES EN UNA EMPRESA

El trabajo medular de un Departamento de Informática se hace, como lo mencionamos anteriormente, a través de un Sistema de Información. El conocimiento de sistemas de información abarca tanto perspectivas técnicas como conductuales, destacando la conciencia de las dimensiones de administración, organización y tecnológicas de los mismos.

La principal función de un Departamento de Sistemas es crear y ofrecer sistemas de información que permitan dar solución a las necesidades informáticas y de toma de decisiones de la institución. Los productos que nosotros ofrecemos son servicios y se pueden agrupar en las siguientes funciones:
1.- La administración y mantenimiento de los sistemas existentes en el grupo
2.-Asesoría y capacitación a los diferentes departamentos y empresas del grupo.
3.- Estudios de factibilidad, compra e instalación de equipo
4.- Evaluación y adquisición de software y paquetería.
5.- Desarrollo de nuevos sistemas.
6.- Elaboración de manuales y documentación
7.- Administración y mantenimiento de Pcs, Redes y equipo As400
8.- Revisión periódica de las necesidades de información.
9.- Contratación de servicios y asesorías externas.
10.- Mantenimiento y reparación de equipo de computo.
11.- Control de compras de todo lo relacionado con equipo, software, consumibles y accesorios computacionales.
12.- Implementación y administración de los servicios de Internet e Intranet y correo electrónico.

METAS Y OBJETIVOS

El objetivo básico del Departamento de Sistemas consiste en suministrar la información que se necesita para controlar la estrategia y llevar a cabo las diferentes funciones de la empresa, así como de las herramientas necesarias para su manipulación.
Aunque el objetivo es único y primordial, se dice que es inalcanzable ya que es el fin al que se debe llegar, y el fin maraca la terminación de todo. Al objetivo uno se acerca y los avances hacia él, se miden por medio de metas, las cuales son concretas y alcanzables.

a) Constituir el grupo como una sola institución e implementar un sistema de información único que funcione para todas las áreas.
b) Estandarizar los equipos y sistemas.
c) Crear y aplicar un plan de capacitación y adiestramiento constante y eficaz.
d)Elaborar programas y sistemas confiables y operativos que faciliten las labores de los empleados y logren ahorros considerables y la toma de buenas decisiones.
e)Tener documentados todos los sistemas.

SUS RETOS

Los sistemas de información definen cinco retos claves para los administradores de hoy día: el reto del negocio estratégico; el reto de la globalización, el reto de la arquitectura de la información; el reto de la inversión en sistemas de información y el reto de la responsabilidad y control. Proporcionas soluciones reales en los distintos tipos de sistemas de información en las instituciones actuales: Sistemas de procesamiento de las operaciones comerciales, Sistemas de automatización del conocimiento/trabajo en la oficina, Sistemas de información para la administración, Sistema de soporte a las decisiones, y Sistemas de soporte para la gerencia. Estos sistemas sirven para diversos fines al dar apoyo a los diferentes niveles y funciones de la institución. También se utilizan los Sistemas de Información en los negocios para obtener una ventaja competitiva. Los sistemas estratégicos de información han transformado los productos y servicios de las instituciones, las estrategias de mercadotecnia, las relaciones con los clientes y los proveedores y las operaciones internas. Para emplear estratégicamente los sistemas de información, las instituciones tienen que sufrir cambios técnicos y sociales. Los sistemas de información quedan delineados de acuerdo con la estructura organizacional, la cultura de los procesos políticos y la administración, ya que la tecnología de la información puede influir también a las instituciones.

CONCLUSIONES

Es un hecho que un Departamento de Sistemas es un departamento de servicios, que sus clientes son los propios empleados y áreas de la empresa, y que son ellos los que ocupan de sus servicios, los cuales, son tan importantes como los que se le ofrecen a los clientes externos; porque aunque erróneamente se crea que un departamento de servicios solo ocasiona gastos y no genera ingresos, estos últimos están implícitos en los ahorros que promueve y que logra a través de un adecuado manejo de la información.
¿ Pueden los sistemas de información aplanar las instituciones al reducir el número de sus niveles?. ¿Permitirán los sistemas de información que las instituciones operen con menos gerentes y empleados?. ¿Pueden los sistemas de información disminuir la cantidad de trabajo con documentos?. ¿Pueden ser empleados para hacer la "reingeniería" de las instituciones de manera que se hagan más chicas, eficientes y que ataquen a fondo?. ¿Pueden las instituciones emplear tecnología de información para descentralizar el poder hasta los trabajadores de los niveles bajos y, por lo tanto, liberar los talentos creativos de millones de trabajadores?
Estas se encuentran entre las preguntas más importantes de carácter administrativo. Las cuestiones que hacen surgir los sistemas de información contemporáneos (eficiencia, creatividad, burocracia, empleo, calidad de la vida de trabajo) son cuestiones de largo alcance en la sociedad industrial y son anteriores a las computadoras. Los avances en los sistemas de información han incrementado el interés por estas cuestiones, porque muchos conocidos escritores sobre el tema de negocios afirman que la tecnología de los sistemas de información, pueden transformar radicalmente a las instituciones en máquinas pequeñas y ligeras. Nadie puede negar que los sistemas de información han contribuido a la eficiencia y eficacia organizacional.
La innovación en la institución es difícil y compleja de alcanzar. Implica más que sólo la compra de tecnología. Con el objeto de obtener los beneficios de la tecnología, las innovaciones deben ser empleadas y administradas adecuadamente. Esto, a su vez, requiere de cambios en los valores, normas y lineamientos de los grupos de interés dentro de la institución.
La función de los líderes es sacar ventaja de las circunstancias para solidificar su
Poder y el de la empresa misma. Los líderes deben usar las oportunidades externas para manejar el conflicto interno en una institución a su favor y hacia el desarrollo exitoso de ella, y de sus propias agendas.